직장 생활의 첫걸음, 직장 내 전화 매너 팁!

안녕하세요! 현대해상 블로그 지기 하이현입니다.^^ 입사 후 신입사원들이 흔히 겪는 업무의 어려움 중 하나는 바로 전화 예절이 아닐까 싶습니다. 전화 한 통화로 거래가 성사되기도 불발되기도 하고, 전화 업무로 그 사람의 능력이 판가름나기도 합니다. 그만큼 전화 예절은 정말 중요한 부분이라고 할 수 있겠죠? 보이지 않는 얼굴이라고 불리는 전화. 직장에서 전화를 걸고 받을 때 꼭 지켜야 할 예절은 무엇인지 지금부터 하이현과 함께 알아보아요.

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업무 전화를 받을 때

먼저, 전화가 왔을 때는 벨이 세 번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 전화는 얼굴이 보이지 않기 때문에 받는 사람의 목소리가 그 사람, 나아가 회사에 대한 첫인상이 되는데요. 또렷한 목소리로 상냥한 인사와 함께 자신의 소속과 이름을 밝혀야 합니다. 

또한, 항상 메모지와 필기구를 준비하고 중요한 내용을 기록해두는 습관을 들이도록 합니다. 특히, 상대방의 소속, 이름, 숫자, 시간은 필히 메모하고, 전화를 끊기 전 통화내용을 요약하여 기록 사항이 맞는지 상대방에게 확인하는 것도 좋은 방법입니다.

업무 전화를 걸 때

업무 전화를 걸 때는 자신의 소속과 이름을 먼저 밝히고 전화를 건 이유를 말하도록 합니다. 아직 전화 통화가 익숙하지 않다면 전달할 내용을 간단히 메모하여 정리해 두는 것을 추천해 드립니다. 하고자 했던 말을 잊거나 빠뜨리는 내용 없이 더 매끄러운 대화를 이어갈 수 있겠죠?^^

통화할 상대가 아닌 다른 사람이 전화를 받았을 때는 당황하지 말고 용건을 말하는 것이 좋습니다. "안녕하십니까? 현대해상의 하이현입니다. 죄송하지만 OOO님 자리에 안 계신가요?"하는 식의 표현으로 부드럽게 이야기합니다. 부재중이라면 언제쯤 통화가 가능한지를 확인하고, 다시 전화하겠다든지 하는 메모를 부탁하는 것이 좋습니다. 신입사원이라면 전화를 끊는 타이밍에 대한 고민도 많으실 텐데요. 상대방이 전화를 끊은 후에 수화기를 내려 놓는 것이 기본적인 전화 매너이니 참고해 주세요. 

직장 내 휴대폰 매너 기본원칙

직장 생활을 하다 보면 직장에 비치된 전화뿐만 아니라 개인 휴대폰으로도 연락이 오는 경우가 있죠? 휴대폰 사용 시에는 소음으로 주변 사람에게 불편을 주지 않도록 합니다. 벨소리는 낮게 조절해 두거나 진동으로 해두는 것이 좋습니다. 또한 급한 업무가 생길 수 있으니 늘 몸에 지니고 다닐 수 있도록 합니다.

대화 중 전화나 메시지가 올 경우 양해를 구한 뒤 통화하도록 하고, 전화를 받지 못한 경우에는 확인 즉시 회신하도록 합니다. 사적인 통화라면 사무실 밖에서 간단히 통화할 수 있도록 합니다.

 

직장 전화예절 간단 정리!

1. 간단, 명료, 친절이 기본!

2. 벨이 3번 울리기 전에 받고 소속, 이름, 숫자, 시간은 메모하되 반복 확인은 필수!

3. 전화를 걸 때는 자신의 소속과 이름을 먼저 밝히고 전화를 건 이유를 말할 것!

직장예절과 비즈니스 매너는 신입사원뿐만 아니라 조직생활을 하는 모든 이에게 필요합니다. 오늘은 그 중 직장 내 전화 매너에 대해 알아 보았는데요. 하이현이 알려드린 팁, 도움이 되셨나요? 전화할 때는 위의 세 가지를 꼭! 기억해 두세요. 그럼 직장인 여러분 오늘도 파이팅하시길 바랍니다.^^