업무효율 2배로 높이는 '컴퓨터 폴더 관리'+'책상 정리정돈' 노하우!

안녕하세요. 현대해상 블로그 지기 하이현입니다.^^ 얼마 전, 외근을 나갔는데 급하게 팀원이 업무 관련 파일을 요청한 일이 있었습니다. 그 파일은 제 컴퓨터에만 저장되어 있던 터라, 제 컴퓨터에서 직접 찾아야 했는데요. 사실 저도 어디에다 저장해 뒀는지 가물가물해서 ‘바탕화면’부터 여기저기 폴더 이름을 말했고, 그렇게 5번의 실패 끝에 파일을 찾아낼 수 있었습니다. 동료는 제게 ‘하이현씨, 폴더 정리 좀 해야겠어요~’라며 지나가는 소리로 말했지만.. 어찌나 부끄럽던지요.^_ㅠ 

사실 제 컴퓨터는 물론, 제 책상은 그렇게 '잘 정리된' 편이 아닙니다. 오히려 그 반대인데요...^^;; '정리정돈도 자기관리의 일환'이라는 말도 있죠? 2013년을 마무리하는 시점에서 컴퓨터 폴더 관리뿐만 아니라 책상도 새롭게 정리하기로 마음먹었답니다. 현대해상 대표 깔끔남! A사원에게 컴퓨터 폴더 정리, 책상 정리정돈 노하우에 대해 물어봤습니다. A씨, 업무효율 2배로 높이는 방법 있을까요?!^^

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<출처: flickr by bkusler>

안녕하세요. 사회생활 초반, 정리 정돈하지 않는 습관으로 사수에게 호되게 혼내고 이젠 나름대로 정리의 달인이라고 불릴 만큼 깔끔하게 정리정돈하고 있는 A입니다. 제가 알고 있는 ‘사무실 정리정돈’ 노하우를 알려드리도록 하겠습니다.:) 

1. 바탕화면을 사수하라

우선 바탕화면에는 정말 필요한 프로그램 혹은 폴더를 놓되 최대 1줄 이상, 배열하지 않기로 다짐합니다. 저도 초반에는 바탕화면을 난장판으로 만들어 놓았는데, 그러다 보니 업무효율도 떨어지고.. 메일을 작성할 때도 잘못된 파일을 첨부하는 경우가 많았습니다. 그래서 인터넷 브라우저나 자주 쓰는 프로그램 외에 절대로 바탕화면에 꺼내놓지 않습니다. 자주 실행하는 프로그램들은 ‘시작’에 넣어 놓으면 바탕화면 정리에 도움이 되지요. 그래도 어렵다면 바탕화면 정리를 도와주는 프로그램인 ‘Fences’를 사용해 보세요. 어플을 정리하듯 바탕화면을 그룹화하여 깔끔하게 정리할 수 있답니다. (다운받기) 그리고 바탕화면을 정리해야 컴퓨터도 빨라진다는 사실, 잊지 마세요! 

2. 업무별로 분류하라

폴더를 업무별로 분류해 놓는 것부터 정리의 시작입니다. 직장에서 더 효율적으로 폴더를 정리하는 방법은 업무별 정리 후 루틴하게 발생하는 작업을 분류해 주는 거에요. 일간, 주간, 월간 단위로 작업해야 할 것들은 분류해서 보관하는 게 좋더라고요. 프로젝트를 시행할 시 폴더를 따로 만드는 게 중요하고요. 더 중요한 것은 ‘수정’ 후 따로 볼 필요가 없는 파일은 그때그때 지워주는 게 좋습니다. 

3. 파일 저장 시 파일명과 날짜를 정확히 기입하라

저장할 때 ‘파일명’ 입력 후 저장하는 게 참 귀찮았는데, 정리정돈은 ‘저장’에서부터 시작하더라고요. 파일명에는 <업무_세부사항__날짜>로 기입하는 게 가장 스탠다드하답니다. 이렇게 정리하면 폴더 정렬할 때도 용이합니다. 가장 최신 버전의 작업분을 찾아 보기도 쉽고요. 사실 규모가 큰 기업은 업무효율과 인수인계를 보다 쉽게 하기 위해 폴더정리를 위한 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 많아요. 그러니 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우에는 꼭~ 회사 서식에 맞게 저장해 주세요. 파일이나 폴더명 서식이 따로 정해져 있지 않다면 앞서 말한 스탠다드한 기준으로 저장해 주시고요!

4. 매일 정리하는 습관이 부담된다면, 정리하는 날짜를 정해라!

매일 퇴근 전 쓸모없는 파일 지우고, 폴더명을 정리하는 게 칼퇴를 방해한다고 생각되시나요? 두 가지의 방법이 있습니다. 매일 아침, 본격적인 업무 시작 전에 폴더를 정리하는 거에요. 조삼모사 같지만, 이렇게 하면 퇴근을 방해한다는 생각이 들지 않게 되죠. 그리고 매일 하는 것이 어렵다면 폴더를 정리하는 날을 만드세요. 월요일도 좋고, 금요일도 좋습니다. 날짜를 정해 정리한다면 보다 효율적으로 되지요. 귀차니즘족에겐 이 방법을 더 추천해 드려요. 

1. 책상 위에는 꼭 필요한 물품만

당연한 이야기라고 생각하실 수 있겠지만, 책상 위엔 꼭 필요한 물품만 놓아주세요. 입사 초반에는 각종 포스트잍이나 사무용품 액세서리, 장식품 등 많이 늘어놓았는데요. 이렇게 늘어놓는 방식이 참 비효율적이더라고요. 먼지도 많이 쌓이고요;; 그래서 딱 컴퓨터, 연필꽂이, 명함케이스, 서류 보관함만 두는 게 제일 효율적이었답니다. . 

# 책상 깔끔히 정리하는 노하우

- 연필꽂이, 컴퓨터, 명함케이스, 서류 수납함, 달력 외엔 놓지 말라

- 연필꽂이에는 풀이나 테이프 등 부피가 큰 것을 같이 꽂지 말 것

- 서류 수납함으론 2단으로 짜인 것이 좋은데, 위에는 처리해야 할 서류를 올려놓고 아래는 처리된 서류를 놓는다

- 업무로 인해 받은 명함은 ‘명함케이스’에 보관하되, 거래처나 회사 관련 인물로 분류해 관리하는 게 중요! 

2. 책상 아래는 ‘파지’를 위한 박스를 만들어라

동료들 책상을 보면, 정리를 가장 방해하는 요인이 바로 ‘책상 위 종이서류’더라고요. 즉각 파기하기 애매한 서류들을 어떻게 두어야 할지 몰라 그냥 책상 위에 방치하는 경우가 많죠. 이럴 땐 책상 아래 파지함을 만들어 주세요. 그리고 한 달에 한 번 정리하는 날을 만드세요. 이렇게 하면 책상 위 정리도 간편히 하면서, 혹시 버리면 안 되는 서류를 버렸을 때도 금방 찾을 수 있어 효율적이랍니다!

자 지금까지, 정리정돈의 달인에게 컴퓨터 정리, 책상 정리법을 배워 보았습니다. 지금 책상 위에 널브러진 종이서류, 예쁘지만 먼지가 쌓인 피규어를 보고 한숨짓고 계신다면 ‘정리정돈 노하우’를 참고하셔서 정리의 왕으로 거듭나시길 바랍니다! 그리고 이 말을 항상 새겨 주세요. ‘아름다운 사람은 머문 자리도 아름답다’