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안녕하세요. 현대해상 블로그 지기 하이현입니다. ^^ 얼마 전, 일주일간 휴가를 다녀온 저희 팀 동기가 밀린 업무를 처리하는 데 필요한 서류들을 찾지 못해 당황한 모습을 보았어요^_ㅠ 휴가 가기 전에 서류를 제대로 정리해 놓지 않아 어디에 뒀는지 기억을 못 하는 사태가 발생한 거죠! 게다가 분류되지 않은 채 100통 넘게 무작위로 쌓인 메일 속에서 중요한 메일을 찾느라 또 한 번 애를 먹었다고 하네요..ㅎㅎ


곧 휴가를 떠나는 저는 남 일 같지 않더라고요^_ㅠ(하이현의 미래를 보는듯한 느낌적인 느낌..) 지난번 ‘컴퓨터 폴더 관리 노하우를 전수받고 한동안은 열심히 정리했었는데, 정신없이 업무가 쌓이다 보니 어느 순간 제 컴퓨터 바탕화면과 책상은 난잡의 끝을 달리고 있습니다ㅎㅎ;; 휴가를 다녀온 후에도 이 상태라면..안되겠다 싶어서 한층 효율적인 정리정돈 방법을 알아보게 되었습니다! 휴가를 떠나는 여러분의 걱정을 조금이라도 덜기 위해 그 방법을 공유할게요^^






업무공간 정리하기



가장 먼저 시작해야 할 것은 ‘불필요한 잡동사니 정리’에요. 잡동사니는 업무 공간을 낭비하고, 중요한 서류를 찾는 것을 방해하죠^_ㅠ 서류를 살펴보고 중복되는 서류는 버리고, 책상 서랍과 파일 캐비닛을 열어 최근 6개월간 사용하지 않은 문서들은 버리거나 이면지로 활용하도록 해요.(이면지는 따로 모아 두어야겠죠?) 두 번째로 ‘나에게 맞게 사무실 재배치’를 하는 거에요~ 혹시 뭔가를 버리거나, 파일을 가지러 갈 때마다 매번 자리에서 일어나지는 않으신가요? 본인의 업무 방식을 바탕으로 사무용 가구 배치가 적절한지 판단해 보아요! 적절히 배치되어있지 않다면 자신도 모르는 사이에 책상에는 쓰레기와 불필요한 서류가 쌓일지도 몰라요^_ㅠ 가까운 곳에 쓰레기통과 이면지함, 파일 보관함을 배치하면 제때 정리하는 습관을 들일 수 있을 거예요+_+


마지막 단계는 정리의 ‘핵심’이라고 할 수 있는 ‘책상 정리’입니다! 책상에는 매일 사용하는 비품과 장치들만 남겨 놓고, 손에 닿는 거리에 배치해 둡니다. 컴퓨터, 전화기, 필기구, 메모장, 스템플러 등이 있겠죠? 한 달 또는 그 이상이라도 해도 정기적으로 사용하는 물품 또한 가까이 둬야 해요~ 단, 손이 닿는 거리가 아닌 일어나서 가지러 갈 거리에 배치해 두는 것이 좋습니다^^ 서류 정리를 위한 워크플로우(workflow)를 만드는 것도 큰 도움이 될 거예요! 아직 검토하지 않은 서류 보관함, 현재 작업 중인 서류 보관함 등으로 구분하는 것인데, 이처럼 서류를 정리해 둔다면 휴가를 다녀온 후에도 서류를 찾느라고 당황하는 일은 없겠죠?^^



파일 & 이메일 정리하기



쉽게 관리할 수 있으면서 각자의 업무 방식에 맞는 ‘파일 정리 체계’를 만드는 것을 추천해드려요! 개인의 선호도에 따라 알파벳 순서, 프로젝트나 고객을 기준으로 정리할 수 있어요. 종이 서류와 전자 서류를 같은 방법으로 정리하는 것이 좀 더 효율적이겠죠? 또한, 정기적으로 전자 서류와 종이 서류를 분류하고 파일로 보관하여 잡동사니로 쌓이지 않도록 해요. 파일명을 인덱스로 정리하면 새 서류를 추가할 때 중복이 되는 문제를 막을 수 있고, 새 파일, 고객, 프로젝트를 꾸준히 관리하는 데 도움이 돼요^^ 가장 앞에 최근 서류를 배치해 즉시 이용할 수 있도록 해요! 휴가를 떠났을 때, 다른 사람이 서류를 수월하게 찾을 수 있어 휴가를 방해받을 일이 없답니다+_+


휴가를 다녀온 후 메일폭탄을 맞는 경험을 하고 싶지 않다면 메일도 미리미리 정리해 두어야겠죠? 휴가 후에 무작위로 쌓여있는 메일을 하나하나 확인하면서 업무를 파악하느라 애먹은 제 동기를 보니 메일 정리의 필요성이 절실히 느껴지더라고요!ㅎㅎ 메일 정리의 기본은 폴더를 만드는 것이에요~ 받은 편지함에 고객과 프로젝트를 기준으로 각기 다른 폴더와 하위 폴더를 만들어둬야 새 메일이 도착했을 때 재빨리 대응할 수 있어요. 오래된 메일이 가득 보관되어 있다면 연도별로 폴더를 정리하는 것도 좋은 방법이에요. 필요 없는 메일은 편지함에서 삭제하거나 포워딩을 하거나 파일로 정리해 두도록 해요^^ 



하이현이 소개한 ‘직장인 정리법’ 도움이 되셨나요? 이제 가뿐한 마음으로 휴가를 떠날 수 있을 것만 같아요+_+ 위에 소개한 내용 이외에도 휴가 다녀와서 해야 할 일메모로 미리 정리해두면 좀 더 수월하겠죠? 무엇보다 중요한 것은 ‘정리의 습관화’인 것 같아요! 정리는 한 번으로 끝나는 일이 아니기 때문이죠~ 하이현하루에 15분 정도를 투자하여 틈틈이 정리하는 습관을 들이려고 노력 중이에요! 여러분도 ‘정리의 왕’이 되는 그 날까지 정리 습관을 들이시길 바랍니다^^




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  1. Favicon of http://techwinsquare.tistory.com BlogIcon 위니[WINNIE] 2014.08.12 09:15 신고 [edit/del]

    저도 책상이 참 뭐가 많은데...
    이 기회에 정리 좀 해야겠네요..

  2. 문성우 2014.08.21 07:58 신고 [edit/del]

    추가로 책상위에 화분이 있으면 더 기분이 좋더라구요^^